DCMA 14-Point Assessment

ارزیابی ۱۴ شاخص کیفیت برنامه زمانبندی (DCMA 14-Point Assessment)

در این مطلب قصد داریم روش استانداردی به نام DCMA 14-Point Assessment و یا ارزیابی ۱۴ وجهی برنامه زمانبندی را معرفی کنیم. این روش چهارده شاخص مهم در ارزیابی برنامه زمانبندی (Time Schedule) را از نظر کمی و کیفی ارائه می‌نماید. همانطور که از نام آن مشخص است، ارائه کننده این روش، موسسه مدیریت قراردادهای دفاعی ایالات متحده (Defense Contract Management Agency) می‌باشد.

۱۴ شاخص ارزیابی برنامه زمانبندی طبق DCMA 14-Point

1. منطق برنامه زمانبندی (Logic): به برنامه‌ای منطقی می‌گوییم که روابط پیش‌نیازی خوبی در آن تعریف شده باشد و مسیر بحرانی و یا مسیرهای نزدیک به بحران آن به خوبی شناسایی شده باشند. یکی از روش‌های ارزیابی این موضوع تخصیص روابط پیش­‌نیازی به میزان کافی در برنامه می‌­باشد و در یک اصطلاح برنامه نباید فعالیت‌های Open-Ended داشته باشد. (همه فعالیت‌ها می‌بایست حداقل یک رابطه پیش‌نیازی و یک رابطه پس‌نیازی داشته باشند)
2. استفاده از پیش‌نیازی‌ها با Lag منفی و یا تعجیل (Leads): با توجه به اینکه استفاده از Lead در برنامه تحلیل مسیرهای بحرانی را پیچیده می‌کند بهتر است از این نوع Lag استفاده نشده و با خرد کردن بیشتر فعالیت‌ها رابطه‌های از نوع FS بدون تأخر زمانی تعریف گردد. در صورت اجبار بهتر است با تغییر نوع رابطه از Lag مثبت استفاده گردد.
3. استفاده از تاخیرهای مثبت در تعریف روابط پیش‌نیازی (Lags): در صورتی که در برنامه زمانبندی تعداد زیادی از روابط با فاصله زمانی تعریف شده باشند یک مشکل در منطق زمانبندی وجود داشته و به احتمال زیاد فعالیت‌ها به خوبی خرد نشده‌اند. بهتر است میزان استفاده از Lag مثبت در روابط پیش‌نیازی محدود باشد.
4. استفاده حداکثر از نوع رابطه Finish to Start: باوجود اینکه در تمامی سیستم‌های نرم‌افزاری مانند Primavera P6 و یا Microsoft Project امکان استفاده از انواع روابط پیش‌نیازی وجود دارد بهتر است در استفاده از روابط غیر از FS احتیاط شده و با خرد نمودن فعالیت‌ها به صورت مناسب بیشتر از نوع رابطه Finish to Start استفاده نمود.
5. استفاده از قیدهای سخت (Hard Constraints): در صورت به کارگیری این نوع قیدها مانند Mandatory Start و Finish از انجام محاسبات مسیر بحرانی (Critical Path Method) به درستی جلوگیری نموده و برخی از فعالیت‌ها بر خلاف مسیرها زمانبندی می‌شوند. بهتر از تا آنجا که امکان دارد از این نوع قیود استفاده نکنیم.
6. ایجاد شناوری‌های طولانی (High Float): در نرم‌افزارهای زمانبندی مانند Primavera P6 و MSP شناوری کل و یا Total Float بر اساس روش مسیر بحرانی محاسبه می‌گردد. در صورتی‌که فعالیت‌ها دارای شناوری طولانی باشند نشانگر عدم تخصیص روابط پیش‌نیازی کافی و درست می‌باشد. برای مثال اگر در یک برنامه زمانبندی با ۱۰۰۰ فعالیت و مدت کل ۲ سال بیش از ۲۰۰ فعالیت دارای شناوری کل بزرگتر از ۵ ماه باشند کیفیت این برنامه نامناسب بوده و در شناسایی فعالیت‌ها و تخصیص پیش‌نیازی‌ها می‌بایست تجدید نظر به عمل آید.
7. شناوری منفی (Negative Float): در زمان برنامه‌ریزی اولیه Initial Schedule وجود شناوری منفی به هیچ عنوان پذیرفته نیست و نشانگر عدم تحقق یکی از تعهدات اصلی قرارداد و یا پروژه می‌باشد. با تکنیک‌های فشرده‌سازی مانند Fast Tracking و یا Crushing می‌بایست طول مسیرها بحرانی و نزدیک به بحرانی کاهش پیدا نموده تا شناوری منفی از بین برود. پس از ایجاد Baseline و به‌روزآوری برنامه ممکن است شناوری منفی براساس قیدهای درنظر گرفته شده ایجاد شده (Must Finish by در Primavera P6) که در این صورت می‌توان شناوری منفی را تأخیر برنامه در تحقق اهداف زمانبندی در نظر گرفت.
8. مدت‌های طولانی برآورد شده برای فعالیت‌ها (High Duration): ثبت فعالیت‌ها با مدت طولانی معمولاً ریسک‌های پروژه را در انجام آنها افزایش داده و همچنین از شناسایی روابط پیش‌نیازی صحیح جلوگیری می‌نماید. بهتر است اکثریت فعالیت‌ها در برنامه زمانبندی به خوبی خرد شده باشند. البته برخی از فعالیت‌ها مانند پروسه ساخت تامین تجهیزات Long Delivery و تامین خارج در پروژه واقعاً قابل خرد شدن نبوده و می‌توان یک هدف مانند ۵% و یا ۱۰% در نظر گرفت. البته باید یک آستانه برای شناسایی فعالیت‌های بلندمدت ارائه نمود.
9. تاریخ های غیرمعتبر (Invalid Dates): پس از اینکه برنامه زمانبندی در تاریخ روز/وضعیت (Data Date در Primavera P6) و یا (Status Date در MSP) به‌روزرسانی شد به تاریخ‌های برنامه‌ریزی شده قبل از تاریخ روز/وضعیت و یا تاریخ‌های واقعی پس از آن تاریخ‌های غیر معتبر می‌گوییم که حتماً می‌بایست اصلاح شوند. در این مورد هیچ هدفی قابل قبول نبوده و همه موارد می‌بایست مرتفع شوند.
10. تخصیص منابع (Resources): در صورتی که این معیار الزامی باشد تمامی فعالیت‌ها به استثناء مایلستون‌ها باید منبع و یا هزینه داشته باشند.
11. تعداد فعالیت‌های پایان یافته دیرتر از Baseline (Missed Tasks): فعالیت‌هایی که دیرتر از تاریخ Baseline فعالیت متناظر اتمام یافته‌اند را در این طبقه‎‌بندی قرار می‌دهیم. این شاخص و سه شاخص بعدی در زمان به روز آوری برنامه قابل استفاده می‌باشند. یک هدف مانند ۵% می‌تواند جهت ارزیابی وضعیت تحقق فعالیت‌ها طبق Baseline در نظر گرفته شود.
12. آزمون مسیر بحرانی (Critical Path Test): در این تست یک مسیر بحرانی می‌بایست از مایلستون شروع پروژه تا مایلستون خاتمه وجود داشته باشد.
13. شاخص میزان تأخیر نسبت به Baseline (CLPI- Critical Path Length Index): این شاخص نسبت تأخیر نسبت به برنامه یا Baseline را محاسبه می‌نماید. مقدار ۹۵% را می‌توان به عنوان یک هدف در نظر گرفته و بازه ۹۵% به بالا رو وضعیت سبز و یا خوب برای پروژه توصیف نمود. برای محاسبه این شاخص جمع مدت باقیمانده پروژه و شناوری کل پروژه را به مدت باقیمانده پروژه تقسیم می‌کنیم. برای مثال فرض کنید طبق مسیر بحرانی جدید برنامه ۱۵۰ روز تا اتمام پروژه باقیمانده است. با توجه به عدم تحقق قید اتمام پروژه به میزان ۳۰ روز (شناوری کل برابر با منفی ۳۰) این شاخص از تقسیم ۱۲۰ بر ۱۵۰ محاسبه می‌شود. برابر با ۸۰% که وضعیت مناسبی از نظر زمانبندی نیست.
14. شاخص اجرای برنامه و یا میزان تکمیل فعالیت‌ها طبق Baseline (BEI-Baseline Execution Index): یک شاخص بسیار خوب و به موقع جهت شناسایی مشکلات در اجرای پروژه می‌باشد. این شاخص نسبت فعالیت‌های تکمیل شده به تعداد فعالیت‌هایی که باید طبق Baseline تمام می‌شدند را ارائه می‌دهد. برای مثال در یک برنامه زمانبندی تاکنون ۲۵۰ فعالیت به غیر از مایلستون‌ها و فعالیت‌های LOE- Level of Effort تکمیل شده‌اند (دارای تاریخ Actual Finish) می‌باشند، در حالیکه طبق Baseline تاکنون (تا Data Date) 400 فعالیت می‌بایست تکمیل می‌شدند. شاخص BEI برابر است با ۲۵۰ تقسیم بر ۴۰۰ که می شود ۵%. می‌توانیم بگوییم تنها ۶۲% فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده جهت اتمام تکمیل شده‌اند.

نرم افزار Primavera Risk Analysis

نرم افزار آنالیز ریسک پریماورا (Risk Analysis) که با نام Pert Master هم شناخته می‌شود ابزاری به نام Schedule Check دارد که براساس برخی از شاخص‌های مطرح شده در این مطلب برنامه را ارزیابی نموده و گزارشی از وضعیت آن تهیه می‌نماید. بیشتر شاخص‌ها در حوزه بررسی روابط پیش‌نیازی در پروژه می‌باشد.