بهترین شیوه‌ها در تهیه برنامه زمانبندی در پروژه‌های EPC

بهترین شیوه‌ها در تهیه برنامه زمانبندی پروژه

یکی از چالش‌های اصلی پروژه در زمان تهیه برنامه زمانبندی اولیه یا Baseline Time Schedule، نحوه تهیه ساختار شکست پروژه و همچنین موارد قابل توجه جهت درنظر گرفتن در تهیه برنامه زمانبندی می‌باشد. البته ذکر این نکته ضروری است که هر صنعت نیازمندی‌های اختصاصی خود را داشته و برنامه زمانبندی می‌بایست متناسب با آنها تهیه گردد. برای مثال رویکردهای مختلفی در تهیه برنامه زمانبندی در پروژه‌های ساختمانی‌ با پروژه‌های فناوری اطلاعات نیاز می‌باشد. در این مطلب بهترین شیوه‌ها در تهیه برنامه زمانبندی پروژه در صنایع نفت و گاز، معدن، کارخانجات و یا پروژه‌های بزرگی که به صورت EPC تعریف می‌شوند ارائه شده است.

صنعت اصلی مد نظر در این مطلب مهندسی و ساخت و به خصوص پروژه‌های EPC بزرگ می‌باشد. همچنین نرم‌افزار پیشنهادی Primavera P6 می‌باشد.

 

۱- قوانین استاندارد در تهیه برنامه زمانبندی

بهترین مرجع جهت ارزیابی برنامه زمانبندی DCMA14 بوده که مطلب کاملی در این خصوص در وبلاگ در دسترس می‌باشد. از اینجا نیز می‌توانید به این مطلب دسترسی پیدا نمایید.

در خصوص تهیه برنامه زمانبندی PMBOK فرآیندهای مشخصی ارائه نموده است که می‌توان در همه صنایع استفاده نمود. برخی از موارد مهم در ذیل شرح داده شده‌اند:

۱-۱- قانون ۱۰۰%: تمامی محدوده پروژه می‌بایست در ساختار شکست کار و برنامه زمانبندی گنجانده شود.

زیرمجموعه‌های هر گره WBS صد در صد محدوده آن گره اصلی (نه کمتر و نه بیشتر) را شامل شوند. با این قانون اطمینان لازم نسبت به درنظر گرفته شدن تمامی محدوده (Scope) در ساختار شکست حاصل می‌شود. باید توجه داشت که فعالیت‌های مرتبط با گره‌های نهایی WBS در آخرین سطوح نیز ۱۰۰% محدوده آن گره را پوشش دهند.

 

۱-۲- شناسایی تمامی اقلام قابل تحویل: در برنامه زمانبندی می‌بایست تمامی اقلام قابل تحویل به صورت شفاف مشخص باشند.

بهتر است اقلام به صورت گره WBS مشخص شده و عملیات مرتبط با آن به صورت فعالیت در زیر آن گره مشخص شده باشند. میزان خرد شدن اقلام قابل تحویل چالش اصلی در تهیه برنامه‌های زمانبندی می‌باشد که در ادامه مطلب به صورت مفصل توضیح داده خواهد شد.

 

۱-۳- به کارگیری اسم در عنوان گره‌های ساختار شکست کار و فعل در نام فعالیت‌ها

جهت تأکید بیشتر و مشخص شدن اقلام قابل تحویل در گره‌های ساختار شکست کار (WBS) از اسم استفاده نمایید و فعل‌ها را به کار نبرید. برای مثال Process Unit, Mechanical Equipment، ساختمان کنترل، فونداسیون ساختمان انبار، پمپ‌های انتقال مثال‌هایی از عنوان WBS می‌باشند.

 

۱-۴- میزان خرد شدن فعالیت‌ها (Granularity)

در زمان شناسایی لیست فعالیت‌های پروژه میزان خرد شدن می‌بایست به اندازه کافی انجام شود (نه درج فعالیت‌هایی با زمان طولانی و نه ریزشدن بسیار زیاد). در DCMA 14 Point Assessment براساس شاخص‌های مطرح شده می‌توان زمان فعالیت‌ها رو بررسی نمود. برای مشخص شدن یک بازه برای مدت فعالیت‌ها دو روش ۱-۱۰ و ۸-۸۰ می‌تواند استفاده شود. در روش ۱-۱۰ مدت زمان اکثریت فعالیت‌ها می‌بایست بین یک تا ده درصد مدت پروژه باشد. برای مثال در یک پروژه سه ساله بهتر است اکثریت فعالیت‌ها مدت زمانی بین ۱۰ روز تا ۱۰۰ روز باشند و یا در یک پروژه ۶ ماهه بین ۱ روز تا ۱۸ روز. همچنین می‌توان از روش ۸-۸۰ استفاده نمود که پیشنهاد می‌کند فعالیت‌ها بین ۸ ساعت (یک روز) تا ۸۰ ساعت (۱۰ روز) برنامه‌ریزی شوند. البته این روش برای پروژه‌های کوچک توصیه می‌شود. در مطلب شناسایی فعالیت‌های محدوده پروژه روشی کاربردی ارائه شده است.

 

۲- شیوه‎‌های مناسب در تهیه ساختار شکست کار و لیست فعالیت‌ها در پروژه‌های EPC

معمولاً پروژه‌هایی که به صورت EPC و یا Turnkey به یک پیمانکار عمومی واگذار می‌شوند محدوده وسیعی داشته و یکی از مسائل و چالش‌هایی که ذینفعان با آن روبرو هستند تهیه زمانبندی اولیه آن پروژه می‌باشد. در برخی از پروژه‌ها تهیه برنامه زمانبندی بیش از ۱ ماه به طول می‌انجامد، همچنین تهیه برنامه جبرانی بسیار زمانبر بوده و با توجه به تعداد زیاد فعالیت‌ها و روابط پیش‌نیازی نیازمند تغییرات بسیار زیادی می‌گردد. (برای تهیه برنامه جبرانی مطلب مربوطه را بخوانید)

در طول چرخه زندگی پروژه تهیه یک برنامه زمانبندی مناسب که نیازمندی‌های تمامی ذینفعان را برآورده ساخته، و در مراحل به‌روزرسانی، کنترل و گزارش‌گیری اثر بخشی لازم را داشته باشد، از اهمیت زیادی برخوردار است. معمولاً دو رویکرد در پروژه‌ها وجود دارد. در رویکرد اول برنامه به صورت کاملاً تفصیلی تهیه شده و تمامی اقلام قابل تحویل در ریزترین حالت با تمامی فعالیت‌های اجرایی در برنامه درج می‌شوند. در رویکرد دوم برنامه در سطوح بالاتر و یا خلاصه‌تر تهیه می‌گردد. براساس تجربیات قبلی می‌توان گفت که بر اساس شرایط، نیازمندی‌های ذینفعان‌، سطح بلوغ سازمان مجری پروژه، و عوامل دیگر، برای تمامی پروژه‌ها یک نسخه را نمی‌توان تجویز نمود. در ادامه ابتدا مواردی ذکر شده است که قبل از تهیه برنامه زمانبندی می‌بایست به آن فکر نمود و همچنین پیشنهادهایی در جهت اثربخشی بیشتر برنامه‌ریزی و کنترل پروژه ارائه شده است.

۲-۱- موارد و اصولی که قبل از تهیه برنامه زمانبندی می‌بایست بررسی شده و سیاست‌گذاری شوند.

• چه سیستم‌هایی جهت کنترل پروژه و کنترل اقلام قابل تحویل پروژه در دسترس پروژه می‌باشند؟ هرچه سیستم‌های نرم‌افزاری چابک و کاربردی بیشتر باشد می‌توان بار کنترل پروژه را در سطوح پایین‌تر به دوش آن سیستم‌ها انداخت.
• آیا در برنامه تخصیص منابع و یا بودجه‌ریزی هزینه الزام شده است؟ (قطعاً در صورت تخصیص منابع هر چه فعالیت‌ها خردتر شوند انجام برآوردها ساده‌تر است)
• شرح محدوده پروژه تا چه میزان دقت دارد؟ پیش‌بینی می‌شود در طول پروژه محدوده چند درصد دچار تغییر خواهد شد. آیا پروژه در کشور، مشابه دارد (تجربیات قبلی از اجرای چنین پروژه‌ای وجود دارد) و یا خیر، این پروژه برای اولین بار با ویژگی‌های خود اجرا می‌شود. بدیهی است هرچه شرح محدوده پروژه شفاف‌تر و مشخص‌تر باشد ریز شدن ساختار شکست و فعالیت‌ها ساده‌تر یوده و در پروژه‌هایی که محدوده مبهمی دارد و یا با در نظر گرفتن مفروضات و ریسک‌های زیادی برنامه‌ریزی شده است بهتر است از ریز شدن فعالیت‌ها در سطوح خیلی پایین پرهیز نمود.
• چه میزان نیروی انسانی با نقش برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در اختیار می‌باشد؟ آیا تیم فعلی توانایی به‌روزآوری، کنترل و پایش هزاران فعالیت را به صورت روزانه/ هفتگی/ ماهانه دارند؟

براساس موارد مطرح شده، باید تصمیم بگیریم تا چه میزان کارها را خرد کنیم. آیا در بخش مهندسی در سطح لیست مدارک گزینه خوبی است یا خیر؟ آیا بهتر است نصب تمامی تجهیزات را در سطح ریزترین فعالیت‌های اجرایی در برنامه لیست نمود یا خیر؟، قبلاً هم اشاره شد که واقعاً برای همه پروژه‌ها نمی‌توان یک پیشنهاد یکسان ارائه نمود. شاید شکل زیر تا حدودی به این تصمیم کمک نماید.

 

۲-۳- پیشنهادهایی جهت تهیه برنامه زمانبندی در یک پروژه متوسط و یا بزرگ EPC

با فرض برنامه‌ریزی برای یک پروژه در صنعت نفت و گاز و یا معدن و یا احداث یک کارخانه با برآورد بودجه بین ۱۰ میلیون تا ۵۰۰ میلیون دلار و همچنین مدت زمان ۲ تا ۵ سال شیوه‌های ذیل پیشنهاد می‌گردد.

۲-۳-۱- تهیه ساختار شکست کار و لیست فعالیت‌های بخش مهندسی (Engineering)

بهترین روش پیشنهادی: تهیه لیست فعالیت‌های مهندسی در سطح بسته‎‌های کاری مهندسی

اصلی‌ترین ورودی این بخش لیست مدارک مهندسی می‌باشد. معمولا‌ً لیست مدارک MDL تهیه شده در ابتدای پروژه دقت کافی نداشته و در طول پروژه تعداد زیادی از آنها حذف، یا اصلاح خواهند گردید. همچنین مدارک جدیدی به لیست اضافه خواهد شد. در صورتی که لیست مدارک به عنوان فعالیت‌ و یا اقلام قابل تحویل در WBS برنامه ثبت گردند به صورت هفتگی لازم است فعالیت‌ها در برنامه کم و زیاد شوند. لذا اولاً منابع زیادی جهت نگهداری برنامه زمانبندی مصرف خواهد شد، ثانیاً تمامی ارتباطات تخصیص منابع و محاسبات شبکه مجدداً می‌بایست انجام شوند که این خود یکپارچگی در پروژه را کاهش می‌دهد. همچنین برنامه‌های اصلاح شده با برنامه خط مبنا (Baseline) تطابق نداشته و قابل مقایسه نیست.

اما در صورتی که در بخش مهندسی بر اساس شرح محدوده پروژه، ابتدا اقدام به شناسایی بسته‌های کاری مهندسی نموده و آنها به عنوان فعالیت در برنامه ثبت شوند نیازی به تغییرات دائمی برنامه نیست و تنها کافی است در زمان‌های تهیه برنامه جبرانی براساس تغییرات محدوده پروژه آنها را اصلاح نمود. در ضمن این روش به مدیریت مهندسی کمک می‌کند تا شرح محدوده مهندسی را راحت‌تر کنترل نماید.

روش شناسایی بسته‌های کاری مهندسی (Engineering Work Packages)

یک روش ساده جهت شناسایی بسته‌های کاری مهندسی ضرب “اقلام قابل تحویل اصلی پروژه” در کنار “دیسیپلین‌های مهندسی” و همچنین “نوع مدارک” می‌باشد. شکل زیر این روش را توضیح می‌دهد.

 

 

۲-۳-۲- تهیه ساختار شکست کار و لیست فعالیت‌های بخش تأمین تجهیزات (Procurement)

بهترین روش پیشنهادی: ثبت اقلام قابل تحویل (بسته‌های خرید در گره‌های WBS) و مراحل خرید به عنوان فعالیت‌ها

ورودی این بخش از برنامه زمانبندی لیست بسته‌های خرید و همچنین روش تأمین تجهیزات و یا PMS بخش تدارکات است. شکل زیر، تصویری از یک برنامه زمانبندی واقعی است که این روش را توضیح می‌دهد.

به عنوان فعالیت‌های بخش تأمین تجهیزات می‌توان برخی از مراحل را خلاصه‌تر نمود. برای مثال مراحل درخواست خرید، استعلام و رفع ابهام، تهیه TBE و CBE و انتخاب تأمین کننده را به عنوان یک فعالیت مناقصه (Tendering) و یا فعالیت‌های پیش از سفارش (Pre-Order) خلاصه کرد.

۲-۳-۳- تهیه ساختار شکست کار و لیست فعالیت‌های بخش نصب و اجرا (Construction)

بهترین روش پیشنهادی: ثبت اقلام قابل تحویل اصلی در سطح WBS و عملیات اصلی به صورت فعالیت.

با توجه به اینکه در بخش اجرا (Construction)، تعداد اقلام قابل تحویل بسیار زیاد بوده، در صورتی که بخواهیم تمامی آنها را در ریزترین حالت ممکن در برنامه ثبت نموده و همچنین مراحل اجرایی کار طبق FWBS را به عنوان فعالیت تعریف کنیم با ده‌ها هزار فعالیت روبرو خواهیم شد. موضوعاتی که در بند ۲-۱ در خصوص اصول و سیاست‌های برنامه‌ریزی اشاره کرده بودیم در این بخش بسیار حایز اهمیت می‌باشند. در صورتی که برنامه زمانبندی تهیه شده ۳۰،۰۰۰ فعالیت داشته باشد و تیم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کارگاه ۳ یا ۴ نفر باشند نگهداری این برنامه بسیار مشکل خواهد بود. یا در صورتی که سیستم‌های مناسبی جهت مدیریت دستور کارهای اجرایی، کنترل متریال، کنترل کیفیت و … وجود دارد، وجود چنین برنامه‌ای جز دوباره کاری در ورود اطلاعات کمک دیگری نمی‌نماید.

به عنوان مثال آخر اگر محدوده پروژه به صورت مداوم در حال تغییر باشد نفر ساعت زیادی می‌بایست صرف حذف، اضافه و یا اصلاح WBS، فعالیت‌ها، روابط پیش‌نیازی و زمانبندی گردد.

بهترین راهکار این است که تا حد ممکن اقلام قابل تحویل به صورت خلاصه‌تر و یا کلان‌تر در برنامه ثبت شوند. برای توضیح بهتر موضوع به مثال‌های زیر توجه شود:

• در ساختمان تأمین برق اضطراری (دیزل ژنراتور) چندین فونداسیون برای دیزل ژنراتور، مخزن سوخت، پمپ سوخت، تجهیزات آتش‌نشانی وجود دارد. به جای لیست کردن تمامی فونداسیون‌ها یک قلم قابل تحویل به نام سازه و فونداسیون ساختمان دیزل ژنراتور درنظر گرفته شود. برای فعالیت‌های مربوطه دو فعالیت خاکبرداری، بتن‌ریزی و فعالیت‌های تکمیلی ثبت شوند. بدین ترتیب تعداد ۵ گره WBS و ۲۵ فعالیت به یک گره و دو فعالیت تبدیل شد.

• برای نصب و ساخت یک مخزن می‌توان تعداد فعالیت‌ها را براساس کف، تعداد سیکل یا کورس‌های بدنه، سقف، و بر اساس فعالیت‌های ساخت و نصب، شناسایی نمود. در این روش تعداد فعالیت‌های ساخت و نصب یک مخزن بزرگ بالغ بر ۲۰۰ فعالیت خواهد بود. بهتر است تمامی کنترل‌ها را به سیستم‌های جانبی سپرده و فعالیت‌های را در حد ساخت و نصب کف، بدنه و سقف محدود نمود. در این صورت تعداد فعالیت‌ها به کمتر از ده خواهد رسید.

باید تأکید کنیم که درکنار این برنامه خلاصه تمامی فعالیت‌های اجرایی، تمامی مجوزها، دستورهای کار، رسیدها و حواله‌های انبار، بازرسی‌ها و تست‌های بخش کنترل کیفی می‌بایست در سیستم‌های جانبی کنترل شوند.

 

منابع:

• The ABC basics of the WBS