ابزار انتقال اطلاعات واقعی بین برنامه‌های زمانبندی (P6 Data Actualizer)

یکی از چالش‌های مطرح در پروژه‌های بزرگ Mega Projects که در آن چندین پیمانکار استخدام شده‌اند یکپارچه‌سازی بین برنامه‌های زمانبندی و انجام تحلیل‌های کلان در سطح طرح می‌باشد. فرض کنید در یک طرح بزرگ نفتی سه پیمانکار بزرگ جهت انجام بخشی از پروژه در قالب قراردادهای EPC (Engineering, Procurement, Construction) استخدام شده‌اند. هریک از پیمانکاران موظف به ارائه برنامه زمانبندی تفصیلی بوده و می‌بایست به صورت دوره‌ای برنامه به روز شده را ارائه دهند. کارفرما می‌خواهد در قالب یک برنامه زمانبندی جامع آخرین وضعیت را دریافت نموده و در سیستم خود گزارش‌ها و تحلیل‌های مورد نیاز را انجام دهد.

در روش‌های سنتی سه راهکار وجود دارد.

۱- راهکار تحت وب پریماورا Primavera P6 EPPM پیاده‌سازی شده و پیمانکاران و مشاورین همگی نام کاربری ( User ) داشته و در سیستم نرم‌افزاری متمرکز در اختیار کارفرما به روز آوری برنامه‌های زمانبندی را انجام دهند. این روش مزایا و معایب مختلفی دارد که حتماً در مطلب دیگری به آن خواهیم پرداخت.

۲- هر پیمانکار به صورت دوره‌ای برنامه زمانبندی به روز شده خود را ارائه نموده و تیم برنامه‌ریزی کارفرما با ورود برنامه در Primavera P6 و سپس انتقال به یک برنامه جامع‌تر تحلیل‌های لازم را انجام دهد.

۳- برنامه‌ها به صورت جداگانه در پریماورا P6 وارد شده و با استفاده از تخصیص کدهای فعالیت Activity Code همه پروژه‌ها همزمان باز و تحلیل‌های لازم انجام شود.

به نظر می‌رسد راهکار سوم بهتر و موثرتر می‌باشد اما نیازمند تخصیص کدهای فعالیت بوده و تحلیل‌ها می‌بایست در چند برنامه زمانبندی به همراه خط مبناهای خود (Baseline) انجام شود. در واقع همیشه باید چند برنامه وارد شده تخصیص Baseline ها انجام و از صحت اطلاعات موجود اطمینان حاصل شود.

عدم امکان بررسی و صحه گذاری تغییرات

چالش بعدی جایگزین شدن اطلاعات قبلی بدون هیچ بررسی، مقایسه و یا ثبت سوابقی می‌باشد. به این منظور برخی از کارشناسان استفاده از قابلیت Reflection و Merge در نرم‌افزار Primavera P6 را پیشنهاد می‌دهند که خود در پروژه‌های بزرگ دارای نقاط ضعف زیادی می‌باشد. اول اینکه تغییرات به صورت Summarize شده در سطح WBS قابل تحلیل نبوده و تمامی تغییرات در سطح فعالیت گزارش می‌شوند. حال فرض کنید دریک پروژه بزرگ با چند هزار فعالیت در هر اعمال تغییر چند صد فعالیت می‌بایست به صورت تک به تک در یک لیست با نمای نامناسب بررسی شده و درخصوص پذیرش و یا عدم پذیرش آن تصمیم گیری شود.

نمی‌خواهیم وارد بحث دیگری مثل استفاده از قابلیت Claim Digger و یا Schedule Comparison شویم که راهکاری پیچیده‌تر از Reflection و Merge می‌باشد.

در راهکار توسعه یافته در مجموعه Primavera.ir این امکان وجود دارد که برنامه‌های زمانبندی مختلف سطح به سطح (به تفکیک گره های WBS و فعالیت) با برنامه مقصد مقایسه شده و با پذیرش آن برنامه مقصد به روز رسانی گردد. در واقع تغییرات پیشرفت پروژه از سطح اول تا آخرین سطوح بین برنامه به روزشده جدید و برنامه موجود گزارش شده و درصورت تأیید اعمال می‌گردد. نیازی به تایید اعمال کل تغییرات به صورت یکجا نیست و می‌توان گره به گره WBS را بررسی و در صورت تایید اعمال نمود.

در این روش پیمانکاران مستقیماً می‌توانند برنامه‌های زمانبندی به روز شده را در یک گره EPS مشخص شده با سطح دسترسی مشخص در سیستم کارفرما بارگذاری نمایند. حال کافی است تیم مدیریت پروژه کارفرما (MC) با استفاده از ابزار P6 Data Actualizer پروژه و گره WBS مبدا و همچنین پروژه و گره WBS مقصد را مشخص نموده تا مقایسه انجام و گزارش تحلیلی ارائه شود. می‌تواند سطوح مختلف WBS را به صورت Drill-down بررسی نموده و درصورت تأیید بر روی دکمه Apply کلیک نماید. بلافاصله تمامی تغییرات شامل درصدهای پیشرفت، مدت باقیمانده، تاریخ‌های شروع و پایان واقعی، Step های ثبت و یا به روز شده و همچنین روابط پیش‌نیازی اصلاح شده در فعالیت‌های مرتبط با WBS مقصد اعمال می‌شوند.

پس از اتمام کار برنامه‌های مقصد به روز شده و کافی است یکبار به صورت در تاریخ روز جدید (New Data Date) زمانبندی (Schedule) شوند.

مزایای این روش عباتند از:

  • عدم نیاز به تجمیع اطلاعات پروژه‌های مختلف
  • صحه گذاری تغییرات و به روزآوری‌های انجام شده در تمامی سطوح WBS و فعالیت‌ها
  • کاهش نفرساعت مورد نیاز برای ورود، تحلیل و انجام تنظیمات در برنامه پریماورا