نرم‌افزار Primavera Contract Management

تکمیل پروژه‌ها در زمان مشخص و طبق بودجه برنامه‌ریزی شده در عین کنترل کامل پروژه نیازمند ابزارهای قدرتمندی می‌باشد که در این میان مدیریت قرارداد پریماورا یک راهکار جامع برای مدیریت اسناد و مدارک، قراردادهای پروژه، مدیریت تغییرات، هزینه‌های کارمزدی، و کنترل کارگاهی می‌باشد که سازمان‌ها را در اجرای پروژه‌های ساخت و اجرا طبق برنامه و بودجه تحت کنترل کامل توانمند می‌سازد. در این سیستم کلیه بخش‌های درگیر در پروژه اعم از مدیران پروژه، قرارداد و بخش‌ها، مهندسین، تأمین‌کنندگان، مدیران کنترل پروژه، پیمانکاران و کارفرمایان در محیطی جامع و با همکاری کامل به تبادل اطلاعات و اسناد تحت قراردادهای متعدد می‌پردازند.

قابل به ذکر است نرم افزار Primavera Contract Management در واقع نسخه‌های بالاتر از Primavera Expedition می‌باشد و آخرین نسخه آن ۱۴٫۲ می باشد که هم اکنون از طرف شرکت اراکل توسعه آن متوقف شده است.

در حال حاضر پیشنهاد می‌شود این نرم افزار با سیستم بسیاری کاربردی Unifier جایگزین شود.

مزایای نرم‌افزار PCM

•  مدیریت و کنترل کلیه قراردادهای پروژه به صورت کاملاً واضح و کارا
•  برنامه‌ریزی پرداخت‌ها طبق تاریخ‌های سررسید قراردادی و ایجاد گزارش جریان نقدینگی پروژه
•  دسترسی بسیار راحت به معیارهای کلیدی عملکرد(KPI’s)  در داشبورد برنامه و گزارش‌ها
•  ایجاد محیط همکاری و هماهنگی پروژه برای تیم مجری پروژه (Project Collaboration)
•  مدیریت اسناد و مدارک پروژه و کلیه ارتباطات موجود در پروژه و ثبت کلیه ارسال مراسلات مربوطه، ویرایش و وضعیت مدارک
•  تسریع در پروسه بررسی و تایید مدارک
•  مدیریت تغییرات پروژه و جلوگیری ازClaim های پروژه توسط پیمانکاران
•  کاهش مدت زمان پاسخ به درخواست‌های اطلاعات در پروژه (RFI’s)
•  امکان کنترل تمامی وقایع پروژه و ایجاد بازخوردهای لازم در خصوص تغییرات، تاخیرات و افزایش هزینه‌های پروژه و جلوگیری از تاثیرات نامطلوب آنها در پروژه
•  جلوگیری از عدم هماهنگی‌های احتمالی در پروژه و تسریع در پیشرفت پروژه

قابلیت‌ها

داشبوردها و گزارش‌های قدرتمند

در این سیستم اطلاعات پروژه به صورت بسیار دقیق و به‌روز به راحتی در اختیار استفاده‌کنندگان می‌باشد. داشبورد این برنامه گزارش‌های خلاصه کاربردی و معیارهای کلیدی عملکرد را به صورت گرافیکی و مفید نشان داده و مدیریت پروژه و سازمان به راحتی در جریان وضعیت پروژه، وضعیت قراردادها، مدارک، تغییرات، و مسائل و مشکلات قرار می‌گیرند. همچنین کابران می‌توانند از یکی از ۱۵۰ گزارش استاندارد برنامه استفاده نموده و یا خود اقدام به تهیه یک گزارش سفارشی نمایند.

مدیریت اسناد و مدارک

مدیریت قرارداد پریماورا با قابلیت نمایش لیست اقدامات، اخطارها و هشدارها و نمودارها به صورت وضیفه محور و با استفاده از قابلیت توپ در زمین (BIC) موجب تسریع فرآیندهای بررسی و تایید مدارک طبق جریان کار تعریف شده می‌باشد. این قابلیت موارد زیر را نشان می‌دهد:

•  فرآیند توسط چه کسیHold  شده است
•  قلم قابل تحویل در چه زمانی مورد نیاز است
•  اگر تاخیری در تحویل این قلم اتفاق افتد چه تاثیراتی در زمان و هزنه پروژه خواهد گذاشت

نگهداری اطلاعات مدارک و ترانسمیتال‌ها

این نرم افزار کلیه اطلاعات مربوط به مدارک شامل ارسال و مراسلات، تاریخچه ویرایش‌ها و وضعیت‌های مدارک را نگهداری نموده و می‌توان در هر زمان آنها را ردیابی نمود. برای مثال مدرک الف در چه زمانی توسط چه کسی با چه ویرایشی و وضعیتی ارسال و توسط چه کسانی دریافت شده است. این امکان بسیاری از چالش‌ها و ریسک‌های پروژه را در خصوص مدارک و مدیریت اسناد از بین برده و یا کاهش می‌دهد.

کاهش زمان ارسال و تایید مدارک

طبق این امکان ارسال مدارک و پروسه بررسی و تایید آنها طبق جریان کار از پیش تعریف شده (Work Flow) انجام گرفته و تمامی آنها ثبت می‌شوند. با این امکان زمان ارسال و دریافت مدارک بسیار کاهش یافته و وضعیت مدارک کاملاً قابل ردیابی و پی‌گیری جهت تسریع می‌باشد.

قابلیت‌های دیگر این نرم‌افزار عبارتند از:

•  کاهش زمان پاسخ به درخواست‌های اطلاعات
•  مدیریت مسائل و مشکلات پروژه (Issues)
•  مدیریت تغییرات جامع
•  استفاده از جریان کار در مدیریت تغییرات
•  فرآیند تایید انعطاف پذیر (بر اساس درخواست یا بر اساس جریان کار)
•  مدیریت هزینه پروژه (قراردادها، پیشنهادها، تغییرات، مدارک، برون سپاری و …)
•  مدیریت و کنترل پیمانکاران
•  تسریع و پیگیری در پرداخت‌ها
•  مدیریت پروژه یکپارچه

خدمات قابل ارائه

تعریف اطلاعات پایه و مدیریتی سیستم

•  تعریف پروژه‌ها و انجام تنظیمات مورد نیاز
•  تعریف کاربران و سطوح دسترسی آنها با تائید کارفرما
•  تعریف اطلاعات سازمانی، شرکای تجاری اشخاص درگیر در پروژه‌ها
•  تعریف ارتباط نرم‌افزارهای فوق با یکدیگر جهت به اشتراک‌گذاری داده‌ها

استقرار بخش مدیریت مدارک (بخش مهندسی (E) پروژه‌های سازمان):

•  ثبت اطلاعات دپارتمان‌ها و اطلاعات کلیه پرسنل شرکت کارفرما (کاربر و غیرکاربر) توسط مشاور و ایجاد امکان ثبت اطلاعات کلیه شرکت‌ها و افراد طرف ارتباط
•  ایجاد امکان تهیه اتوماتیک ترانسمیتال‌های ارسالی داخل سازمانی و ارسالی خارج از سازمان و ثبت اطلاعات ترانسمیتال‌ها و نامه‌های دریافتی مربوطه و لینک اتوماتیک ترانسمیتال‌های ارسالی داخلی و خارجی به مدارک شامل شده در نرم افزار Contract Management
•  تعریف قالب انواع ترانسمیتال‌های ارسالی مورد نیاز پروژه ۱۰ نوع ترانسمیتال
•  ایجاد امکان ثبت اطلاعات کامنت‌ها در درون بخش مهندسی و تعریف لیست توزیع برای انجام سریعتر Internal Discipline Checkها
•  تعریف قابلیت ارسال و دریافت اطلاعات با دیگر کاربران نرم افزار با استفاده از توانایی‌های داخلی سیستم و نیز قابلیت ارسال و دریافت اطلاعات با غیر کابران (داخلی و خارجی) از طریق سیستم Email و همچنین ایجاد ارسال و دریافت ترانسمیتال‌ها از خارج از سازمان
•  ایجاد فضای مناسب در رایانه مربوط به “نگهداری از فایل‌های ضمیمه مدارک” و معرفی به سرور نرم‌افزار به گونه‌ای که امکان Upload تعداد نامحدودی از نسخه‌های الکترونیکی مدارک مربوط به اطلاعات پکیج مدارک، مدارک، زونکن‌های دسته‌بندی مدارک، رویژن‌های مدارک و توزیع‌های داخلی و ترانسمیتال‌های دریافتی و داخلی مدارک فراهم آید.
•  ایجاد فیلدها و دیکشنری‌های مخصوص شرکت کارفرما در بخش مدیریت مدارک
•  تعریف زونکن‌های ثابت جهت دسته‌بندی اطلاعات مدارک و امکان استفاده از دسته‌بندی با استفاده از زونکن‌های داینامیک
•  ایجاد و اعمال گروه‌بندی، فیلتر و مرتب‌سازی اطلاعات بر اساس اطلاعات مورد نیاز حداکثر تا ۱۵ نوع چیدمان مختلف (نحوه تهیه چیدمان‌های  بیشتر به Administrator آموزش داده خواهد شد)

•  ایجاد صفحه کاری خاص هر کاربر به صورتی که اطلاعات کارهای ارجاع شده به او (باید کاری روی آن انجام دهد)، کارهایی که بایستی در جریان آن قرارگیرد (جهت اطلاع او ارسال شده)، انواع Alertهایی که سیستم در مورد دیرکردها می‌دهد، گزارش‌ها و گراف‌های مورد نیاز، خلاصه وضعیت مدارک، گزارش‌های کاربردی مهم از طریق آن قابل دستیابی باشد.

استقرار بخش مدیریت صورت جلسات (بخش مهندسی (E) پروژه‌های سازمان):

•  ثبت کلیه صورت جلسات تشکیل شده در پروژه و پیگیری دستور جلسات
•  ایجاد پرونده هماهنگی/ پی‌گیری کارها

استقرار بخش مدیریت تأمین تجهیزات (بخش تدارکات (P) پروژه‌های سازمان):

•  تدوین روش و پیاده‌سازی پی‌گیری یک کالا از مرحله سفارش خرید تا رسیدن به سایت
•  تدوین روش و پیاده‌سازی و تهیه گزارش کالاهای خریداری شده جهت هر پروژه

استقرار بخش مدیریت هزینه و قرارداد

•  تعریف و ثبت Cost Codeهای پروژه بر اساس CBS پروژه
•  ثبت اطلاعات پیش‌بینی هزینه‌ها
•  ثبت اطلاعات قرارداد با کارفرما و توزیع مبلغ آن در Cost Codeهای مربوطه
•  ثبت اطلاعات قرارداد با پیمانکاران و توزیع مبلغ آنها در Cost Codeهای مربوطه
•  دریافت و ثبت اطلاعات صورت وضعیت‌ها و صورت‌حساب‌های پیمانکاران و نیز ثبت اطلاعات پرداخت آنها
•  تعریف و تهیه گزارش‌های دوره‌ای و نیز گزارشات مدیریتی
•  روش ثبت درخواست‌ها و پیشنهادهای تغییر و اعمال آن در هزینه‌های پروژه پس از تایید و استقرار سیستم یکپارچه کنترل تغییرات پروژه

پیاده‌سازی بخش‌های نرم‌افزارها در یکی از پروژه‌ها

تهیه و ارایه دستورالعمل‌های مورد نیاز جهت بکارگیری بخش‌های نرم‌افزار شامل: مدیریت عمومی و مدیریت مدارک، مدیریت صورت جلسات و مدیریت تدارکات و برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

تهیه نسخه هاردکپی و فایل الکترونیکی در قالب pdf دستورالعمل‌ها جهت استفاده کاربران

دستورالعمل‌های فوق عبارتند از:

– بخش عمومی

•  دستورالعمل ورود به نرم‌افزارContract Management  و انجام تنظیمات پایه کاربری
•  دستورالعمل بکارگیری امکانات عمومی نرم‌افزار Contract Management توسط کاربران
•  دستورالعمل بکارگیری امکانات ارتباطی نرم‌افزار Contract Management توسط کاربران

– مدیریت مدارک

•  رویه گردش کار مدیریت مدارک فنی

– مدیریت صورت‌جلسات

•  دستورالعمل به کارگیری ماژول صورت‌جلسات نرم‌افزار
•  دستورالعمل ماژول پیگیری نرم‌افزار

– مدیریت هزینه

•  دستورالعمل به کارگیری بخش کنترل هزینه

– تدارکات 

•  دستورالعمل به کارگیری ماژول مدیریت تدارکات 

ورود اطلاعات پروژه نمونه به نرم‌افزارها

•  تهیه قالب گردآوری اطلاعات پروژه‌ها و ورود اطلاعات فوق در نرم‌افزارها
•  ورود اطلاعات Document Registry شامل لیست مدارک، بسته مدارک، تاریخ‌های وقایع و رویژن مدارک (در صورتی که رویژن داشته باشند) و مشخصات هر مدرک (دیسیپلین،System ،Area، زمان، وزن و …) در نرم‌افزار
•  ورود CBS  و صورت وضعیت یکی از قراردادهای پیمانکاری