شناسایی فعالیت‌های محدوده پروژه جهت استفاده در برنامه زمانبندی

شناسایی فعالیت‌های محدوده پروژه جهت استفاده در برنامه زمانبندی

هدف اصلی این نوشتار چگونگی شناسایی فعالیت‌های محدوده پروژه در قالب نرم‌افزار اکسل (Excel) و تهیه لیست مربوطه به منظور ورود (ایمپورت Import) در برنامه زمانبندی پریماورا Primavera P6 است.

تهیه جدول (ماتریس) اقلام/عملیات Deliverable/Function

اقلام قابل تحویل پروژه که معمولاً ساختار شکست اصلی کار است را همراه با سطوح مربوطه در ردیف‌های ماتریس، و عملیات‌های مورد نیاز جهت تکمیل این اقلام را همراه با دسته‌بندی مربوطه در ستون‌های این ماتریس، مطابق شکل زیر وارد نمایید:

در این مثال ساده، خروجی این ماتریس، فعالیت‌های اجرایی به همراه وزن، ساختار شکست اصلی، و دسته بندی بر اساس عملیات می‌باشد.

تخصیص وزن با استفاده از رتبه‌بندی (Ranking)

در پروژه‌هایی که وزن دهی به واسطه عدم وجود ساختار شکست هزینه (Cost Breakdown Structure) و یا مشخص نبودن مقادیر احجام اصلی و عدم شفافیت لازم در برآورد هزینه اجرای کار وجود دارد، می‌توان از این روش استفاده کرد. بدین منظور بایستی رتبه اجرای عملیات‌ها از منظر هزینه، سختی، … را فارغ از مقدار آن در پروژه و به ازای انجام یک واحد استاندارد آن تعیین نمود، مثلاً بالاترین صعوبت انجام کار را ۱۰۰ در نظر گرفته و باقی عملیات‌ها را نسبت به آن رتبه‌بندی نمایید، وزن هر عملیات برابر است با رتبه آن عملیات تقسیم بر مجموع رتبه‌ها.
برای وزن اقلام قابل تحویل هم می‌توان فاکتورهایی نظیر مساحت، تراکم فعالیت‌های اجرایی، هزینه و مدت زمان اجرا و …. را در نظر گرفت. جمع این وزن اقلام قابل تحویل (Deliverable Weight) هم بایستی ۱ شود.

تعیین محدوده (Scope Identification)

با استفاده از محدوه کار پیمانکاران اجرایی و هماهنگی و کسب نظر از افراد و ذینفعان با تجربه و استفاده از سوابق قبلی مشابه و روش‌هایی از این دست، می‌توان عملیات‌های لازم جهت تکمیل اقلام قابل تحویل را شناسایی نمود.
محدوده انجام عملیات روی اقلام را با مقدار صفر و یک مشخص نموده به این معنی که اگر در محل تلاقی عملیات و اقلام عدد یک درج شد، به منزله وجود آن عملیات در محدوده کار است و فعالیت مربوطه هم عبارتست از انجام عملیات روی آن قلم، برای نمونه فعالیت سلول E7 می‌شود Execution Function-02 on Block-A1
این ماتریس قابلیت‌ها و کاربردهای بسیاری می‌تواند داشته باشد، در صورت عدم استفاده از برنامه زمانبندی، می‌توان بعنوان چک‌لیست (check list) جهت کنترل پیشرفت فعالیت‌ها از آن استفاده نمود و یا بعنوان نمونه می‌توانید شماره قرارداد پیمانکاران اجرایی را در آن ثبت نمایید تا بتوان پیشرفت پروژه را از منظر پیشرفت قراردادهای اجرایی رصد نمود، مزیت اصلی این ماتریس، قابلیت تصویر و کنترل کل محدوده کار، سهولت ایجاد و تکمیل و قابل فهم برای تمامی دینفعان پروژه است.
در این مثال اگر تمامی عملیات‌ها روی تمام اقلام وجود داشت ما به تعداد ۲۱*۱۴ (=۲۹۴) فعالیت داشتیم و وزن آنها هم برابر حاصلضرب وزن عملیات در وزن اقلام می‌شد، مجموع این اوزان هم عدد یک می‌گردید، در این مثال با فرض شناسایی محدوده، ۱۵۸ فعالیت شناسایی گردیده، در این حالت مجموع اوزان کمتر از یک می‌گردد، برای حل این مورد بایستی وزن هر فعالیت را بر مجموع اوزان فعالیت‌های شناسایی شده، تقسیم نمود تا به عدد یک برسیم.

تبدیل ماتریس شناسایی فعالیت‌ها به رکوردهای سطری (Record Data)

در صفحه جدیدی در Excel سر ستون‌های اقلام قابل تحویل را کپی نموده و لیست این اقلام را هم به تعداد عملیات‌های تعریف شده کپی نمایید، در این مثال لیست ۲۱ فقره اقلام را ۱۴ بار تکرار نموده‌ایم، به عبارتی به تعداد حاصلضرب تعداد اقلام قابل تحویل در تعداد عملیات‌های ماتریس، بایستی رکورد (Record) ایجاد نماییم.

.

.

بدیهی است که فعالیت‌هایی که در محدوده نیستند، وزنی ندارند.

تعریف سر ستون‌ها:

• Row No شماره ردیف اقلام قابل تحویل.
• Column No شماره ستون عملیات، شماره اولین عملیات برابر یک است.
• WBS-01 و WBS-02 و D Weight دقیقاً همان فیلدهای اقلام قابل تحویل است.
• Discipline-01 سطح یک عملیات و بعنوان مثال در سلول F2 با فرمول INDEX(Data!$D$2:$Q$2,B2) قابل دستیابی است.
• Discipline-02 سطح دو عملیات و بعنوان مثال در سلول G2 با فرمول INDEX(Data!$D$3:$Q$3,B2) قابل دستیابی است. Function و Weight هم با تغییر سطر فرمول به دست می‌آید.
• Activity Name ترکیب عملیات و اقلام بوده و بعنوان مثال در سلول J2 با فرمول “Execution “&H2&” on “&D2 قابل دستیابی است.
• Scope همان محدوده ماتریس بوده و بعنوان مثال در سلول K2 با فرمول INDEX(Data!$D$5:$Q$25,A2,B2) قابل دستیابی است.
• Final Weight وزن نهایی فعالیت‌های محدوده بوده که تابعی از وزن عملیات و وزن اقلام و وجود یا عدم وجود فعالیت است، بعنوان مثال در سلول L2 با فرمول (E2*I2*K2)/SUMPRODUCT(E$2:E$295,I$2:I$295,K$2:K$295) قابل دستیابی است.

می‌توان به فراخور نیاز، ماتریس فیلدهای کنترلی مانند درصد پیشرفت واقعی (Actual Percent Complete)، تاریخ شروع و پایان، نوع و درصد معارض و هولدی‌ها و … ایجاد و در صفحه Record Data فراخوانی نمود.
شیوه ثبت سطری و رکوردی فعالیت‌ها با درج مشخصه‌ها و فیلدهای تعریف شده آن، شما را قادر می‌سازد وضعیت محدوده، پیشرفت و … را از منظرهای مختلف رصد و پایش نمایید.
این ماتریس می‌تواند پایه و اساس سیستم اندازه‌گیری پیشرفت پروژه (Project Measurement System) بوده و برنامه زمانبندی را هم می‌توان یک سطح بالاتر از این ماتریس تهیه نمود.

در این مثال با استفاده از ابزار بسیار پر کاربرد PivotTable جدول توزیع اوزان و تعداد فعالیت‌های محدوده قابل استخراج است:

لیست فعالیت‌های پروژه (Project Activity List) به همراه ساختار شکست اصلی (WBS) و شناسه (Activity Code) و وزن آنها جهت تهیه هسته اصلی برنامه زمانبندی، ایجاد گردید. در نوشتارهای دیگر، نحوه ورود اطلاعات، خروجی‌های متنوع و به روزآوری برنامه زمانبندی Primavera P6 را با استفاده از اکسل (Excel) بیان گردیده است.