راهکار سیستم مدیریت/ کنترل هزینه (Cost Management)

سیستم مدیریت/ کنترل هزینه پروژه

فرآیندهای مدیریت/ کنترل هزینه پروژه (Cost Control) در راهکار نرم‌افزاری یونیفایر یکی از جامع‌ترین ماژول‌ها می‌باشد که با استفاده از فراخوانی همزمان فرآیندهای چندگانه امکان اطلاع از آخرین وضعیت هزینه‌ها را در سطح پورتفلیو، طرح و پروژه فراهم می‌سازد. به عبارتی دیگر ماژول کنترل هزینه پروژه در سیستم نرم‌افزاری پریماورا یونیفایر می‌تواند با تمامی فرآیندهای مالی مانند بودجه‌ریزی، قرارداد، صورت وضعیت، تغییرات یکپارچه شده و گزارش‌های جامعی از آخرین وضعیت درآمدها و هزینه‌ها در پروژه ارائه دهد. همچنین در این راهکار امکان ایجاد توزیع‌های هزینه روی تعهدات به صورت زمانبندی شده وجود داشته و سازمان و پروژه را قادر می‌سازد گزارشهای جریان نقدینگی (Cashflow) را ایجاد نماید.

تفاوت کنترل هزینه در Unifier و P6

ممکن است سوالی که برای برخی از مدیران و کارشناسان ایجاد شود جایگاه کنترل هزینه در Unifier در مقایسه با نرم‌افزار پریماورا P6 است. برای شفاف شدن موضوع فرض کنید میخواهید در نرم‌افزار P6 کنترل هزینه و یا مدیریت هزینه انجام دهید. به چالشهای لیست شده در ذیل فکر کنید:

آیا امکان ثبت درآمدهای پروژه مستقل از هزینه های پروژه در سیستم نرم‌افزاری P6 وجود دارد.
آیا امکان ثبت مبالغ قراردادی در P6 وجود دارد.
آیا میتوان تغییرات هزینه برای هربخش را ردیابی نمود.
آیا میتوان در هر سطحی از WBS و یا Activity هزینه‌های واقعی انجام شده را ثبت نمود.
آیا میتوانید گزارشهایی از صورت وضعیت ها و یا تعهدات هزینه‌ای تهیه نمایید.
آیا میتوان پرداختی‌هایی مثل پیش پرداخت، علی‌الحساب‌ها را به صورت مستقل ثبت نمود.

سوالات فوق برخی از چالشهایی می‌باشند که انجام آنها در نرم‌افزار Primavera P6 بسیار پیچیده و بعضا ناممکن می‌باشد. اگر بخواهیم خلاصه دلیل آن را بیان کنیم باید بگوییم رویکرد کاملاً متفاوت است. در نرم‌افزارهای زمانبندی مانند P6 و یا Microsot Project بودجه‌ریزی، ثبت هزینه‌های واقعی با رویکرد کاملاً متفاوتی انجام شده و معمولاً با سیستم‌هایی همچون مدیریت ارزش کسب شده (EVMS- Earned Value Management System) اقدام به برآورد، بودجه‌ریزی، محاسبه ارزش‌کسب شده و هزینه واقعی پروژه و نهایتاً محاسبه واریانس‌ها، شاخص‌های عملکرد و پیش‌بینی ها انجام می‌شود.

سیستم کنترل هزینه پروژه در Unifier، سازمان‌ها را قادر می‌سازد با رویکردی فرآیند محور تمامی برآوردها و تراکنش‌های مالی در پروژه را در فرآیندهای کسب و کار اختصاصی مدیریت نموده و گزارش‌های تجمیعی در سطوح مختلف را تولید نماید.

دفتر هزینه Cost Sheet در نرم افزار Primavera Unifier — کنترل هزینه به روش دفتر هزینه Cost Sheet شامل مراکز هزینه و ستون‌های مالی و هزینه‌ای

فرآیندهای قابل پیاده‌سازی در سیستم کنترل هزینه پریماورا یونیفایر

مدیریت بودجه پروژه (Budgeting)

بودجه‌ریزی اولیه (Initial Budget)

ثبت ردیف‌های بودجه در قالب درخواست و یا موارد تصویب شده
جریان کاری تأیید بودجه
توزیع ردیف‌های بودجه در مراکز هزینه

تغییرات بودجه (Budget Change)

درخواست تغییر بودجه (کاهش و یا افزایش)
جریان کاری تأیید تغییرات بودجه
توزیع ردیف‌های تغییرات بودجه در مراکز هزینه

انتقال بودجه (Budget Transfer)

درخواست انتقال بودجه از یک آیتم به آیتم دیگر
جریان کاری تأیید انتقال بودجه
توزیع ردیف‌های انتقال بودجه در مراکز هزینه

تأمین بودجه (Payment from Owner)

ثبت صورت وضعیت ارسالی و درخواست‌های پرداخت اضافه کاری و ادعا
جریان کاری نهایی سازی، ارسال و دریافت صورت وضعیت‌ها
توزیع ردیف‌های ادعایی صورت وضعیت در مراکز هزینه

تأمین بودجه غیر قراردادی (Revenue)

ثبت درآمدها و تامین اعتبارهای غیر قراردادی در پروژه
جریان کاری نهایی سازی تا دریافت
توزیع ردیف‌ها در مراکز هزینه

مدیریت تعهدات (Commitments)

قراردادهای تعهدی (Contracts)

ثبت قراردادها و مشخصات آن در فرم‌های تعریف شده
ثبت مفاد قرارداد و ردیف‌های محدوده کار
توزیع مبلغ ردیف‌های قرارداد در مراکز هزینه
توزیع جریان نقدینگی قرارداد (Cash Flow)
جریان کاری تأیید قرارداد
الحاق فایل‌ها و اسناد مرتبط با قرارداد

تغییرات قراردادی تعهدی (Change Order)

درخواست تغییر محدوده
ثبت ردیف‌های درخواست تغییرات
توزیع ردیف‌های تغییرات قرارداد در مراکز هزینه
جریان کاری تأیید تغییرات

صورت وضعیت‌ها (Payment Application)

ثبت صورت وضعیت در سیستم با مشخص نمودن مرجع قرارداد و ردیف‌های مربوطه
توزیع هزینه ردیف‌های صورت وضعیت در مراکز هزینه
جریان کاری تأیید صورت وضعیت

ثبت سفارشات خرید (Purchase Order)

ثبت سفارش خریدها و مشخصات آن در فرم‌های تعریف شده
ثبت مفاد سفارش خرید و ردیف‌های محدوده
توزیع مبلغ ردیف‌های سفارش خرید در مراکز هزینه
توزیع جریان نقدینگی سفارش خرید (Cash Flow)
جریان کاری تأیید سفارش خرید
الحاق فایل‌های و اسناد مرتبط با سفارش خرید

فاکتور (Invoice)

ثبت صورت وضعیت در سیستم با مشخص نمودن مرجع سفارش خرید و ردیف‌های مربوطه
توزیع هزینه ردیف‌های صورت وضعیت در مراکز هزینه
جریان کاری تأیید صورت وضعیت

تغییرات سفارش خرید (Purchase Order Amendment)

درخواست تغییر در بندهای سفارش
توزیع ردیف‌های تغییرات سفارش در مراکز هزینه
جریان کاری تأیید تغییرات

هزینه‌های غیرقراردادی (Payments)

ثبت درخواست پرداخت
توزیع ردیف‌های درخواست پرداخت در مراکز هزینه
جریان کاری تأیید درخواست پرداخت

کنترل هزینه پروژه و جریان نقدینگی پروژه (Cost Control)

جدول هزینه (Cost Sheet)

خواندن اطلاعات مرتبط با ارزش کسب شده شامل PV، EV و BAC از برنامه زمانبندی
توزیع تمامی هزینه‌های تعهدی، تغییرات و انجام شده در مراکز هزینه
خواندن اطلاعات سندهای مالی و آرتیکل‌های توزیع شده در مراکز هزینه از سیستم مالی راهکاران
تولید گزارش جدول هزینه Cost Sheet و ارائه با فرمت‌های مختلف
گزارش‌ها و تحلیل‌ها در سطح پروژه و Cost Sheet با قابلیت Drill Down تا سطوح تفصیلی هزینه
گزارش‌ها و تحلیل‌ها در سطح سازمان و Cost Sheet با قابلیت Drill Down تا سطوح تفصیلی هزینه

جریان نقدینگی (Cash Flow)

نمودارهای جریان نقدینگی با اطلاعات مرتبط با برنامه زمانبندی (PV, EV)
نمودارهای جریان نقدینگی تعهدات
نمودارهای هزینه‌های انجام شده
نمودارهای هزینه‌های پرداخت شده
نمودارهای درآمدهای درخواست شده
نمودارهای درآمدهای وصول شده
نمودارهای تجمیعی از تمامی اطلاعات و گزارش‌های مربوطه در سطح پروژه و سازمان

راهکار سیستم مدیریت اسناد/مدارک مهندسی (EDMS)

نرم‌افزار Oracle Primavera Unifier

راهکارهای مدیریت پروژه