Fa
En
مدیریت مکاتبات پروژه با نرم‌افزار یونیفایر
در راهکار سیستم نرم‌افزاری یونیفایر با استفاده از ماژول‌های چندگانه فرآیند مکاتبات و مدیریت ایمیل‌ها قابلیت‌های مناسبی جهت یکپارچه‌سازی ارتباطات پروژه فراهم می‌شود این راهکار شامل امکانات زیر است
امکانات سیستم مدیریت مکاتبات پروژه(Correspondence Manager
۱٫ ایجاد و دریافت نامه
- شماره‌گذاری خودکار نامه‌ها: سیستم یونیفایر امکان شماره‌گذاری خودکار نامه‌ها بر اساس دستورالعمل شماره‌گذاری شرکت یا پروژه را فراهم می‌کند. این ویژگی از اشتباهات انسانی جلوگیری کرده و به تسهیل مدیریت مستندات کمک می‌کند.
- ثبت فرستنده و گیرنده/strong ایجاد یک نامه و ثبت اطلاعات دقیق فرستنده و گیرنده به ساده‌سازی فرآیندهای اداری و افزایش دقت در مکاتبات پروژه کمک می‌کند
- گردش نامه در پروژه: با تعریف جریان کاری مشخص، نامه‌ها به صورت سیستماتیک و قابل پیگیری در پروژه گردش می‌کنند. این امکان از بروز اشکالات در انتقال اطلاعات جلوگیری کرده و شفافیت را افزایش می‌دهد.
- ثبت سوابق و تصمیم‌ها: تمامی سوابق و تصمیم‌های گرفته شده بر روی هر نامه ثبت می‌شود. این ویژگی به تیم پروژه کمک می‌کند تا به راحتی به تاریخچه مکاتبات دسترسی داشته باشند و از تصمیمات قبلی مطلع شوند
- ارتباط با سایر فرآیندها: امکان ارتباط با سایر فرآیندهای پروژه برای ثبت کلیه سوابق و تهیه بسته‌های ادعا فراهم است. این ویژگی یکپارچگی و هماهنگی میان مختلف بخش‌های پروژه را تضمین می‌کند.
- انتشار فایل‌های پیوست: فایل‌های پیوست شده در Document Manager منتشر شده و در ساختارهای از پیش تعریف شده آرشیو می‌شوند. این ویژگی به سازماندهی بهتر مستندات پروژه کمک می‌کند.
۲٫ گزارش‌های مکاتبات پروژه
- گزارش وضعیت نامه‌ها: سیستم یونیفایر امکان تهیه گزارش وضعیت تمامی نامه‌های پروژه به صورت پارامتریک را فراهم می‌کند. این گزارش‌ها به مدیران پروژه کمک می‌کنند تا به سرعت از وضعیت مکاتبات مطلع شوند
- داشبورد پویا: داشبورد پویا وضعیت نامه‌های پروژه را به صورت گرافیکی نمایش می‌دهد. این ویژگی به مدیران امکان می‌دهد تا با یک نگاه وضعیت کلی مکاتبات پروژه را مشاهده کرده و تصمیمات لازم را اتخاذ کنند
مراحل طراحی استقرار و پیاده‌سازی سیستم مدیریت مکاتبات
۱٫ نیازسنجی اولیه و ساخت Prototype
در این مرحله، نیازهای اولیه طراحی به صورت نمونه (Prototype) در سیستم یونیفایر پیاده‌سازی می‌شوند. فرآیند در یک کارگاه با حضور صاحبان فرآیند و افراد کلیدی به صورت گرافیکی ارائه شده و نظرات تکمیلی اعمال می‌شود.
۲٫ ساخت و توسعه و تست
طبق سند طراحی، فرآیند به صورت کامل پیاده‌سازی و تست شده و جهت ثبت داده‌های نمونه و تست در اختیار تیم مربوطه قرار می‌گیرد.
۳٫ پیکربندی پروژه پایلوت
پس از طراحی و توسعه و اخذ تایید کارفرما، یک یا چند پروژه بر اساس شرح خدمات و انواع پروژه‌ها پیکربندی شده و گروه‌ها، نقش‌ها و دسترسی‌ها تعریف می‌شوند. سپس اطلاعات پایه و سوابق فرآیندها در آن وارد می‌شود.
۴٫ آموزش، راه‌اندازی موازی و راه‌اندازی نهایی
گروه‌های فرآیندی آموزش دیده و جهت راه‌اندازی به صورت موازی با سیستم در حال کار در اختیار کاربران قرار می‌گیرند. پس از تأیید کاربران اصلی، سیستم پیاده‌سازی شده چک و نهایی‌سازی می‌شود.
۵٫ پشتیبانی پس از راه‌اندازی نهایی
در این مرحله، دسترسی‌های کاربران به سیستم‌های قبلی قطع شده و تمامی کاربران با سیستم جدید کار می‌کنند. خدمات پشتیبانی به مدت سه ماه ارائه شده و پس از آن، دوره‌های پشتیبانی فنی به صورت سالانه بر اساس نیاز کارفرما ارائه می‌شود.
مزایای استفاده از سیستم مدیریت مکاتبات یونیفایر
- افزایش بهره‌وری/strong با خودکارسازی و استانداردسازی فرآیندهای مکاتبات زمان و هزینه‌های پروژه کاهش می‌یابد
- بهبود دقت و کاهش خطاها/strong شماره‌گذاری خودکار و ثبت دقیق سوابق و تصمیمات دقت در مکاتبات را افزایش داده و از بروز خطاهای انسانی جلوگیری می‌کند
- ارتباط مؤثرتر/strong یکپارچه‌سازی مکاتبات با سایر فرآیندهای پروژه ارتباطات داخلی و خارجی پروژه را بهبود می‌بخشد
- تصمیم‌گیری بهتر: با دسترسی به گزارش‌ها و داشبوردهای پویا، مدیران پروژه می‌توانند تصمیمات بهتری بر اساس اطلاعات به‌روز و دقیق اتخاذ کنند.
