راهکار سیستم مدیریت اسناد/مدارک مهندسی (EDMS)

سیستم مدیریت اسناد (مدارک) مهندسی (EDMS)

سیستم مدیریت اسناد/مدارک مهندسی (EDMS) سازمان را بر اساس نقش خود در پروژه جهت ارسال، دریافت، بررسی و پی‌گیری وضعیت مدارک مهندسی یاری می‌نماید. با توجه به اینکه در پروژه‌های بزرگ EPC مدارک زیادی می‌بایست تولید و به تأیید کارفرما و یا مشاور برسند وجود این سیستم برای رهگیری تمامی نسخ مدارک (Revision) و نگهداری صحیح تمامی فایل‌ها و سوابق ضروری می‌باشد. راهکار ارائه شده در سیستم نرم‌افزاری پریماورا یونیفایر (Primavera Unifier)  پیاده‌سازی می‌شود. فرآیندهای لیست مدارک مهندسی (MDL- Master Document List)، لیست بسته‌های مهندسی (Submittal Packages)، نامه پوششی ارسال مدارک (Transmittal)، فرآیند نسخ مدارک (Submittal Revision) فرآیندهای اصلی این سیستم می‌باشند. با توجه به قابلیت‌های سیستم نرم‌افزاری یونیفایر در یکپارچه شدن با برنامه زمانبندی در Primavera P6 EPPM امکان دریافت اطلاعات زمانبندی مدارک یا بسته‌های مهندسی به صورت درلحظه (Realtime) و برخط (Online) و همچنین بازگرداندن اطلاعات واقعی به برنامه زمانبندی پروژه در پریماورا به راحتی میسر می‌باشد.

این سیستم که با نام نرم‌افزار EDMS و یا نرم‌افزار مدیریت مستندات نیز شناخته می‌شود امکان ثبت و نگهداری تمامی سوابق مهندسی پروژه شامل ترانسمیتال‌ها، برگه‌های نظرات (Comment Sheets)، پاسخ‌های پیمانکار و نتیجه نهایی را میسر می‌سازد. یکی از مزیت‌های نرم‌افزار یونیفایر یکسان بودن روش کار در تمامی فرآیندها می‌باشد. درواقع هر فرآیند مجهز به قابلیتهای فراونی مانند جریان کاری (Workflow)، Document Versioning، انتشار در Document Manager، امکان الحاق فایلها در فرم‌اصلی و فرمهای تفصیلی، کامنت های داخلی، ایمیل، ارتباطات فرآیندی براساس نقشه اسپاید (Spider Map)، کنترل تغییرات (Audit Log) بوده و با توجه به تشابه تمامی فرآیندهای کاربران به راحتی میتوانند از این قابلیت‌ها استفاده نمایند.

لیست مدارک مهندسی (Submittals)

  • ثبت لیست مدارک مهندسی
  • امکان ثبت تغییرات مدارک مهندسی در طول پروژه و نگهداری سوابق آنها
  • ثبت مشخصه‌های تکمیلی مدارک مهندسی مانند دیسیپلین، کلاس، گروه مدارک، نوع، سایز، مسئول و …
  • ثبت اطلاعات آخرین ویرایش مدرک شامل رویژن، تاریخ ترانسمیتال، شماره کامنت شیت و تاریخ و وضعیت اعلام شده روی مدرک
  • امکان نمایش تمامی نسخ ایجاد شده روی هر مدرک مهندسی

فرآیند تولید و بازنگری نسخ مدارک مهندسی (Submittal Revisions)

  • الحاق مستندات به صورت PDF و Native
  • جریان کاری دستگردانی داخلی مدارک و بازنگری آن در مشاور و یا کارفرما
  • فرم‌های تفکیک شده در جریان کاری با دسترسی‌های مختلف
  • ارسال Notification های لازم برای سایر ذینفعان
  • امکان ثبت کامنت‌ها به صورت تحت وب و ایجاد فرمت Comment Sheet طبق الگوی پروژه بصورت خودکار
  • امکان ثبت Reply Sheet به صورت تحت وب و ایجاد فرمت Reply Sheet طبق الگوی پروژه بصورت خودکار
  • امکان ثبت End Conclusion به صورت تحت وب و ایجاد فرمت End Conclusion طبق الگوی پروژه بصورت خودکار
  • تعیین وضعیت مدرک طبق روش هماهنگی پروژه
  • محاسبه پیشرفت مدرک مهندسی طبق سیستم اندازه‌گیری پیشرفت پروژه (PMS)
  • امکان کنترل ورژن داخلی فایلها و الحاقیه‌ها (Document Versioning)
نمونه گردش کار تعریف شده در پریماورا یونیفایر
مدیریت مدارک مهندسی

مدیریت مدارک مهندسی

بررسی گردش داخلی نسخه مدرک در واحدهای مختلف (IDC- Inter Disciplinary Check)

با توجه به اینکه بسیاری از مدارک مهندسی مانند P&ID ها، Data Sheet ها، Plan ها و … در طول چرخه مدارک مهندسی لازم است که در سایر واحدهای مهندسی (Discipline) بررسی شده و نظرات اصلاحی و یا تکمیلی آنها دریافت شود. (به این پروسه IDC می‌گوییم) در سیستم مدارک مهندسی Unifier این امکان به راحتی میسر بوده و به سهولت می‌توان مدارک را در هر مرحله کاری به چند واحد دیگر جهت دریافت نظرات ارجاع داد.

ترانسمیتال مدارک (Transmittal)

  • ایجاد Transmittal جدید و ثبت اطلاعات آن
  • شماره‌گذاری خودکار ترنسمیتال طبق ساختار کدینگ پروژه
  • ایجاد فرمت خروجی طبق الگوی پروژه به صورت خودکار در فرمت های Word، Excel و یا PDF

لیست بسته‌های مهندسی (Submittal Packages)

جهت برنامه‌ریزی بهتر مهندسی و با توجه به تغییرات زیاد و همیشگی در لیست مدارک مهندسی برنامه‌ریزی سیستم مدیریت اسناد/مدارک مهندسی (EDMS) تسهیل می‌شود. هر بسته مهندسی می‌تواند شامل یک کد، عنوان و مشخصه هایی مثل دیسیپلین، واحد فرآیندی، نوع مدارک زیرمجموعه و … باشد.

مدیریت مغایرت ها و پرسش و پاسخ فنی (TQ & NCR)

  • امکان تعریف جریان کاری تأیید و پاسخ به درخواست اطلاعات براساس روش‌ها و دستورالعمل‌های سازمان/پروژه
  • ثبت درخواست اطلاعات به همراه مستندات تکمیلی و پیوست عکس‌ها و تصاویر
  • گزارش‌های مربوط به درخواست‌های ایجاد شده و وضعیت پاسخ آنها

مدیریت مدارک تامین کنندگان (VPIS)

  • تعریف لیست مدارک مرتبط با تامین کنندگان VPIS و Import اطلاعات از طریق فایل Excel شامل کد، عنوان، نسخه و الصاق پیوست ها در سیستم
  • امکان تعریف جریان کاری بازنگری مدارک تامین کنندگان در ارکان پروژه
  • ورود و یا ثبت مدارک تامین کنندگان VDR
  • امکان پاسخ به مدارک (Reply Sheet) و ارسال ویرایش جدید مدارک مهندسی خرید
  • انتشار اسناد به همراه مشخصه ها در آرشیو مرکزی Document Manager
  • ایجاد گزارش‌های متنوع مربوط به وضعیت مدارک مهندسی خرید

گزارش‌های مهندسی

  • گزارش جدول پیشرفت مهندسی براساس آخرین گردش مدارک مهندسی
  • گزارش سوابق مدارک مهندسی (MDR)
  • گزارش مدارک مهندسی در مسیر بحرانی
  • گزارش مدارک در زمین پیمانکار به همراه محاسبه تأخیرات
  • گزارش مدارک در زمین کارفرما به همراه محاسبه تأخیرات
  • گزارش جدول تعدادی وضعیت مدارک
  • داشبورد پویا مدارک مهندسی
خانهابزارهاراهکارهاوبلاگتماس