چرا Unifier؟

چرا سیستم نرم افزاری Unifier را به عنوان سیستم نرم افزاری جامع برای مدیریت طرح‌ها و پروژه‌های سازمان انتخاب کنیم؟

در چه نوع سازمانی کار می‌کنید؟ یک شرکت مشاور خدمات مهندسی، یک شرکت مشاور که خدمات MC ارائه می‌دهد، یک شرکت پیمانکار یا پیمانکار عمومی، یا یک شرکت کارفرمایی که صاحب پروژه‌ها و طرح‌های مختلفی می‌باشد. تمامی این سازمان‌ها می‌توانند دغدغه و نگرانی انتخاب یک سیستم جامع جهت مدیریت کارها، فرآیندها و ارتباطات جاری در طرح‌ها و پروژه‌ها را داشته باشند. در این مطلب قصد داریم به خوانندگان کمک کنیم در این راستا و در حل چالش‌های پیش‌رو تصمیم بهتری بگیرند.

برخی از مشکلاتی که این سازمان‌ها به صورت مداوم با آن درگیر هستند عبارتند از:

• گردش، ارسال و دریافت و آرشیو مستندات و اطلاعات مهندسی در پروژه مکانیزه نبوده و منابع زیادی جهت جستجو و مدیریت ارتباطات مصرف می‌شود.
• گم شدن، استفاده از نسخ اشتباه و ضعف در مدیریت فرآیندهای مهندسی باعث دوباره کاری، عدم تطابق و در نتیجه ایجاد هزینه‌های اضافی زیادی در پروژه می‌شود.
• مناقصات پروژه به صورت سنتی و از طریق ایمیل و مکاتبات انجام شده و در حجم زیاد مکاتبات، مدیریت آن با مشکلات زیادی همراه است.
• کنترل مناسبی در وضعیت بسته‌های خرید وجود نداشته و تأخیرات تأمین تجهیزات در پروژه بسیار تأثیرگذار می‌باشد.
• کنترل مناسبی در مواد و کالای مورد نیاز پروژه وجود نداشته و در مقاطع مختلف پروژه، وضعیت آنها از مرحله برآورد، ساخت، حمل، تحویل و مصرف در سایت پروژه نامشخص بوده و یا به صورت کارا انجام نمی‌شود.
• مکاتبات و ارتباطات درون پروژه همگی با استفاده از ایمیل و سیستم‌های سنتی انجام شده و علاوه بر اینکه در کنترل مرکزی سازمان نیست مدیریت آن نیز برای کاربران بسیار پرچالش می‌باشد.
• فایل سرورهای ایجاد شده در شبکه فایل‌ها را بدون سطوح دسترسی منسجم در اختیار همه کاربران قرار می‌دهد، امکان سرقت و همچنین از دست رفتن اطلاعات بسیار زیاد می‌باشد.
• کاربران در شبکه داخلی شرکت فقط به اطلاعات دسترسی دارند و خارج از شرکت دسترسی‌ها محدود می‌باشد. از طرفی ارائه دسترسی‌ها به کامپیوترهای شخصی افراد از خارج از شرکت ریسک‌های زیادی برای سازمان ایجاد می‌نماید.
• فرآیندهای اجرایی پروژه بسیار کند و غیر مکانیزه انجام می‌شود.
• سیستمی جهت مدیریت و کنترل هزینه‌های پروژه شامل بودجه‌ها، قراردادها، سفارش‌های خرید، صورت وضعیت‌ها، پرداخت‌ها وجود نداشته و مدیران از آخرین وضعیت مالی پروژه بی‌خبر هستند.
• تغییرات، اضافه کاری‌ها، الحاقیه‌ها و ادعاهای ( Claim ) پیمانکاران به خوبی بررسی و تأثیرات آنها در نتایج پروژه تحلیل نمی‌شود.
• گردش نقدینگی پروژه تحت کنترل نیست و برنامه‌ریزی مناسب جهت تامین منابع صورت نمی‌پذیرد.
• مشکلات جاری در پروژه‌ها و ریسک‌ها به خوبی مدیریت نشده که باعث دوباره‌کاری، افزایش هزینه کرد و تأخیرات پروژه می‌شوند.
• تأمین‌کننده‌های تجهیزات در فرآیند ساخت و حمل به خوبی تحت نظارت نبوده و ناهماهنگی‌های بسیاری در این فرآیند مشاهده می‌شود.

جملات بالا برای مدیران ارشد سازمان‌ها و مدیران پروژه بسیار آشنا می‌باشند و به صورت روزانه با آنها درگیر می‌باشند. راهکاری که به ذهن اکثر افراد خطور می کند استقرار یک سیستم جامع اطلاعاتی مدیریت پروژه مثل PMIS ها و یا در محدوده‌های کوچکتر سیستم مدیریت مدارک و مستندات مهندسی EDMS، اتوماسیون اداری، سیستم تدارکات و … می‌باشد. اما اگر بخواهیم نیازمندی‌های اصلی سازمان در این خصوص را لیست نماییم جدول زیر می‌تواند به عنوان یک مرجع استفاده شود:

با فرض اینکه مدیران سازمان تصمیم خود را جهت تأمین و استقرار یک سیستم نرم افزاری متناسب با نیازمندی‌های مطرح شده فوق‌الذکر گرفته باشند یک چالش انتخاب راهکار مناسب می‌باشد. در ادامه امیدواریم با مقایسه راهکارهای مختلف (فقط راهکارهای مرتبط با مدیریت پروژه و مناسب برای فرآیندهای جاری در فازهای مختلف پروژه) بر اساس تجارب قبلی بتوانیم مدیران و سازمان‌ها را در انتخاب بهتر یاری نماییم.

راهکارهای مختلف را می‌توان به دو دسته داخلی و خارجی تقسیم‌بندی نمود:

راهکارهای توسعه یافته داخلی

دو راهکار معتبر بین‌المللی و خارجی:

• راهکارهای ارائه شده توسط Microsoft به صورت On Premises (قابل پیاده‌سازی در سرورهای شرکت) و یا Cloud (پیاده‌سازی شده در سرورهای Microsoft) شامل موارد زیر:
  • Microsoft SharePoint Server
  • Microsoft Project Server
  • Microsoft Power BI
• راهکارهای ارائه شده توسط شرکت Oracle در یک مجموعه به نام مهندسی و ساخت (Engineering and Construction) که البته با نام مجموعه Oracle Primavera شناخته شده‌تر می‌باشد. این مجموعه شامل برنامه‌های مختلفی به صورت On Premises (قابل پیاده‌سازی در سرورهای شرکت) و یا Cloud (پیاده‌سازی شده در سرورهای Oracle و یا سایر دیتاسنترها معتبر بین‌المللی) می‌باشد:
  • Primavera Unifier
  • Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management (EPPM)
  • Primavera Gateway
  • Oracle BI

در ادامه ابتدا راهکارهای Microsoft و Oracle را مقایسه می‌کنیم و سپس مزایا و معایب راهکار Oracle و محصولات توسعه یافته در داخل کشور بررسی می‌شوند.

همانگونه که در جدول فوق قابلیت‌های مختلف در دو راهکار مقایسه شده‌اند به صورت کلی می‌توان گفت در صورتی که سازمان‌ها به دنبال یک سیستم یکپارچه و ساختار یافته جهت مدیریت اطلاعات می‌باشند پیشنهاد می‌گردد از راهکارهایی که تخصصی برای آن موضوع توسعه یافته‌اند استفاده کنند. اما در صورتی که نیازمندی‌ها در حد ثبت و به اشتراک گذاری محتوا می‌باشد راهکار SharePoint Server بسیار مناسب می‌باشد. به عبارت دیگر بر اساس تجارب پیشین و درس آموخته‌های کسب شده و یا شنیده شده از سازمان‌های مختلف راهکار SharePoint برای ثبت، توزیع، به اشتراک گذاری داده‌ها و محتوای غیر ساختار یافته مناسب می‌باشند و جهت ایجاد یک نرم افزار با داده‌های ساختار یافته مانند سیستم تأمین تجهیزات و یا مدیریت مدارک و مستندات مهندسی مناسب نیست. اما Project Server جایگاه خود را داشته و در صورت نیاز به کنترل و مدیریت برنامه‌های زمانبندی، بودجه آنها و وضعیت پیشرفت پروژه‌ها در سازمان‌های با تعداد پروژه‌های زیاد اما کوچک مناسب می‌باشد.

مزایای استفاده از راهکارهای Oracle Primavera به خصوص Unifier شامل موارد زیر است:

• ارائه بهترین شیوه‌ها (Best Practices) در فرآیندها و ماژول‌های مختلف سیستم Unifier
• این نرم افزار بیش از ده‌ها فرآیند کسب و کار را با جریان‌های کاری قابل پیکربندی جهت جمع آوری و نگهداری اطلاعات مختلف در طول اجرای پروژه را تهیه و ارائه نموده است.
• امکان برنامه ریزی Top-Down و Bottom-Up
• امکان مدیریت جریان نقدینگی در سرتاسر چرخه زندگی سبدهای پروژه و سازمان
• بودجه‌ریزی، برنامه‌ریزی تعهدات مالی، مخارج و پایش واریانس‌ها و همچنین پیش‌بینی
• ایجاد نمودارهای جریان نقدینگی برای پروژه، قراردادهای، آیتم‌های قراردادی و مراکز هزینه
• پیش‌بینی جریان نقدینگی در سطح سازمان
• مدیریت قرارداد و مدیریت تغییرات
• برنامه گوشی‌های هوشمند جهت مدیریت فعالیت‌ها و وظایف
• یکپارچگی دوطرفه با نرم افزار Primavera P6 EPPM
• پشتیبانی از ثبت نوع ارز در تراکنش و پروژه و امکان تبدیل ارزها بر اساس نرخ‌های ارزی
• بیش از صد فرآیند با جریان‌های کاری قابل پیکربندی و سفارشی‌سازی به صورت Best Practice
• مدیریت اسناد پیشرفته که باعث جلوگیری از افزونگی داده ها می گردد.
• یکپارچه‌سازی با Oracle Business Intelligence جهت ارائه گزارش‌ها و داشبوردها
• ردگیری اسناد و مکاتبات، Alerts، گزارش‌گیری و کنترل تطابق‌ها
• قابلیت ورود اطلاعات از نرم افزار Excel
• قابلیت ارائه نمودارهای پیشرفت بر اساس پروژه و هریک از سطوح WBS
• قابلیت ارائه نمودار پیشرفت بر اساس کد فعالیت (Activity Code) برای مثال ارائه Scurve بر اساس فاز تأمین تجهیزات در پروژه
• تمامی گزارش‌ها به صورت پارامتریک می‌باشند
• در داشبوردها و گزارش‌های مدیریتی از زیرساخت Power BI استفاده خواهد شد.
• پیاده‌سازی وب سرویس های REST API و SOAP بدون صرف هزینه اضافی و به صورت Out-of-the-Box

معایب این روش شامل موارد زیر است:

• نیاز به پیاده‌سازی دیتابیس Oracle در سیستم
• قیمت بالا در صورت نیاز به خرید لایسنس (در حال حاضر با توجه به عدم وجود قوانین کپی رایت نیازی به خرید لایسنس نیست)

برای توضیحات بیشتر به مطالب زیر مراجعه نمایید:

راهکار سیستم اطلاعات مدیریت پروژه PMIS

ابزار پریماورا یونیفایر Primavera Unifier

ابزار Primavera P6 EPPM