تهیه برنامه جبرانی در Primavera P6

آیا تاکنون از شما خواسته شده به دلیل تغییرات ایجاد شده در محدوده پروژه و یا تأخیر زیاد پروژه نسبت به برنامه اقدام به تهیه برنامه جبرانی نمایید. در واقع برنامه‌ای که به دو بخش تقسیم شده است. کارهای انجام شده قبل از Data Date و کارهای باقیمانده بعد از Data Date. اگر تجربه این کار را داشته باشید حتما با چالش‌های آن روبرو شده‌اید. از طرفی شاید بتوان گفت یکی از مهمترین کارهای تیم مدیریت پروژه همین برنامه‌ریزی مجدد و یا Project Replanning می‌باشد.

ابتدا بایستی تفاوت برنامه جبرانی (Re-Plan) را با زمانبندی مجدد (Reschedule) شرح دهیم. حداقل این دو اصطلاح را اینگونه تعریف کنیم. زمانی که به صورت دوره‌ای برنامه زمانبندی به روز رسانی شده و در تاریخ مشخصی (تاریخ روز- Current Date و یا موعدهای زمانی مشخص شده Cut-Off Dates در پروژه) Data Date تعیین می‌گردد می‌گوییم برنامه زمانبندی مجدد و یا Reschedule شده است. در زمانبندی مجدد کارهای زیر را انجام می‌دهیم.

روش زمانبندی مجدد (Rescheduling)

ثبت درصد پیشرفت واقعی فعالیت‌های در حال انجام (In Progress)
ثبت تاریخ شروع واقعی فعالیت‌های در حال انجام و یا تاریخ واقعی شروع و اتمام برای فعالیت‌های تکمیل شده (Completed)
ثبت مدت باقیمانده فعالیت‌ها برای فعالیت‌های در حال انجام (In Progress)
زمانبندی در Data Date جدید و بررسی برنامه.
بررسی فعالیت‌های Out of Sequence و انتخاب روش صحیح زمانبندی (Retained Logic/ Progress Override)برای اطلاعات بیشتر روی لینک کلیک کنید
بررسی تاریخ اتمام پروژه و شناوری‌های کل (Total Float) و در صورت نیاز فشرده‌سازی برنامه زمانبندی
تهیه گزارشات مقایسه‌ای با Baseline موجود پروژه

برنامه جبرانی

اما زمانی که تغییرات مهمی در پروژه اتفاق می‌افتد و یا زمانی که تأخیرات به اندازه‌ای زیاد شده که دیگر برنامه اولیه قابل حصول نیست لازم است برنامه‌ریزی مجدداً صورت گرفته و به عبارت دیگر لازم است یک خط مبنای جدید (Baseline) ارائه شود. در ادامه روش صحیح Replan توضیح داده شده و چالش‌هایی که ممکن است با آن روبرو شوید را شرح می‌دهیم.

گام‌های مورد نیاز برای ایجاد برنامه جبرانی

تعیین تاریخ جدید تعهد اتمام پروژه در Must Finish By (این تاریخ می‌تواند متفاوت با تاریخ قراردادی اتمام پروژه و یا مشابه با آن باشد) حتماً باید به یک توافق رسمی رجوع نماییم مانند الحاقیه قرارداد و یا یک صورت جلسه بین ذینفعان اصلی و یا یک مکاتبه رسمی
زمانبندی پروژه جهت محاسبه شناوری کل (Total Float) پروژه، WBS و یا فعالیت‌ها (معمولاً پروژه، گره‌های WBS و فعالیت‌های دارای شناوری منفی می‌شوند)
اعمال تغییرات در برنامه شامل حذف، اضافه و یا تغییر WBS و فعالیت‌ها
اصلاح مدت زمان‌های باقیمانده (Remaining Duration) در برنامه
اصلاح روابط پیش‌نیازی و اعمال روابط جدید
اصلاح بودجه، تخصیص منابع و مخارج
فشرده سازی برنامه با تکنیک‌های Crashing و یا Fast-Tracking برای به صفر رساندن شناوری کل پروژه

چالش اول- عدم تطابق تاریخ‌های برنامه با تاریخ‌های برنامه جاری

پس از انجام مراحل فوق می‌بایست از برنامه یک Baseline جدید ایجاد نموده و تخصیص دهیم. یکی از چالش‌هایی که کاربران با آن مواجه هستند عدم تطابق تاریخ های Baseline با تاریخ‌های شروع و پایان برنامه جاری برای فعالیت‌های در حال پیشرفت و تکمیل شده می‌باشد. دلیل این عدم تطابق تنظیمات مربوط به Earned Value در P6 می‌باشد. برای درک علت این عدم تطابق باید مفاهیم ادامه توضح داده شود. در نرم افزار Primavera P6 برای هر مقدار عددی (مدت زمان، مقدار منبع تخصیص شده و هزینه) چهار مقدار برنامه (Planned/ Budgeted/ Original)، واقعی (Actual)، باقیمانده (Remaining) و پیش‌بینی در پایان (At Complete) را داریم. به عنوان مثال در مدت زمان اولین مقداری که روی فعالیت ثبت می‌شود در ستون Original Duration و Remaining Duration ثبت می‌شود. اما بعد از شروع شدن فعالیت مقدار Actual محاسبه شده و Remaining متفاوت با Original محاسبه شده و یا ثبت می‌شود. At Complete برابر است با مجموع Actual و Remaining. برای تاریخ‌ها مقادیر Planned، Early، Late و Actual را داریم. زمانی که فعالیت هنوز شروع نشده Actual خالی بوده و مقادیر Planned با Early برابر است. زمانی که فعالیت به وضعیت In Progress تغییر می‌کند مقادیر Planned Start و Planned Finish فریز شده و تا پایان ثایت می‌مانند. زمانی که Baseline از برنامه می‌گیریم تنظیمی در نرم افزار وجود دارد که مشخص می‌نماید که بر اساس کدام مقادیر در برنامه Baseline محاسبات انجام شود. شکل زیر این موضوع را توضیح می‌دهد.

حال زمانی که Baseline ایجاد نمودیم تاریخ های Planned با تاریخ‌های قدیمی برابر بوده و بر اساس Actual Start و Early Finish به روز نمی‌شوند.

حال در P6 در Admin Preferences تنظیمی مطابق شکل زیر وجود دارد که می‌توانیم مشخص کنیم تاریخ‌های شروع و پایان Baseline بر اساس کدام تاریخ‌ها در نظر گرفته شوند.

حال اگر بر روی دو گزینه بالایی تنظیم نماییم و به صفحه Activities برگردیم مشاهده می‌شود که تاریخ‌های شروع و پایان Baseline دقیقاً برابر با تاریخ‌های شروع و پایان در برنامه جاری اصلاح شده‌اند. (برای اعمال تغییر یکبار F5 را فشار دهید تا Refresh شود)

چالش دوم- یکسان نبودن درصد پیشرفت برنامه با واقعی (Schedule % و Performance %)

با توجه به اینکه Schedule % Complete در نرم افزار Primavera P6 با یک فرمول محاسبه می‌شود و درصد پیشرفت واقعی به صورت دستی ثبت شده در اکثر فعالیت‌ها با یکدیگر متفاوت می‌باشند.

در واقع انتظار داریم درصد پیشرفت برنامه (Schedule % Complete) برای فعالیت دوم برابر با ۴۰ درصد باشد که اینگونه نیست.

پیشنهاد می‌شود در صورتی که اختلاف در سطح پروژه کمتر از ۲ درصد گردید خیلی روی آن سخت‌گیری نشده و برنامه توسط کارفرما و یا مشاور پذیرفته شود. در واقع در نتایج فرآیندهای مدیریت پروژه تأثیری حاصل نمی‌شود. به عبارت دیگر اگر اختلاف صفر باشد به هیچ عنوان به معنی برنامه‌ریزی بهتر نیست. این اختلاف فقط به خاطر منطق‌های محاسباتی در برنامه ایجاد شده است. اما اگر اختلاف زیاد بوده احتمالا به دلیل Hold شدن زیاد فعالیت‌ها در زمان انجام بوده و در ذیل راهکاری برای حل این مشکل ارائه شده است. البته در این راه حل ناچار به تغییر Actual Start های فعالیت‌های در حال انجام می‌باشیم.

فرمول محاسبه درصد پیشرفت برنامه برابر است با:

Schedule %: S%
Performance %: P%
Actual Start: AS
Early Finish: EF
Baseline Start: BS
Baseline Finish: BF
Data Date: DD
Calendar: 7 Days

BS = AS , BF = EF
S% = (DD-BS)/(BF-BS) >>> (DD-AS)/(BF-AS)

حال اگر بخواهیم Schedule % با Performance % برابر شود فرمول زیر می‌بایست برقرار باشد:

P% = S%
P% = (DD-AS)/(BF-AS)
P% * (BF-AS) = DD-AS
BS - P%*AS = DD - P%*BF
(۱ - P%)*AS = DD - P%*BF


AS = (DD - P%*BF)/(1-P%)

با این فرمول می توان تاریخ شروع واقعی جدید را محاسبه کرد و در برنامه ثبت نمود. در برنامه مثال خود این کار را انجام می‌دهیم. می‌توان با Global Change و یا استفاده از Excel این کار را انجام داد. پیشنهاد ما استفاده از Excel است. چون برای برخی از فعالیت‌ها تاریخ شروع واقعی مقداری بسیاری غیر منطقی می‌شود و در Excel می‌توانیم آنها را اصلاح و سپس در برنامه Import نماییم.